« Powrót do listy zawodów
Picture illustrating a profession

Archiwista  / archiwistka

Inna nazwa: dokumentalista / dokumentalistka
zawód rozwojowyzawód rozwojowy
zawód, co do którego przewiduje się w przyszłości wysokie zapotrzebowanie na rynku pracy
FPM/Thinkstock
Wersja do wydruku
Co robi i dla kogo?

Archiwista to osoba, która porządkuje, ewidencjonuje, zabezpiecza oraz udostępnia zasoby zgromadzone w archiwum określonej firmy lub instytucji. Wśród archiwistów można wyróżnić trzy podstawowe grupy:

  • archiwista zajmujący się nadzorem archiwalnym – sprawdza w jaki sposób i w jakich warunkach przechowywane są akta i uzgadnia instrukcje kancelaryjne lub wykazy akt przeznaczonych do zniszczenia. Dokonuje analizy akt, którym upłynął okres przechowywania i podejmuje decyzje dotyczące przekwalifikowania dokumentów;
  • archiwista ewidencjonujący dokumenty – jego praca rozpoczyna się od zapoznania się z całym zasobem archiwum. Następnie porządkuje, sygnuje, opisuje i klasyfikuje poszczególne akta, tworzy bazy danych, inwentarze, katalogi i indeksy przechowywanych w archiwum zasobów. Dokonuje także brakowania akt, czyli oceny ich przydatności do pracy bieżącej, a po wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej przekazuje je do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia. Coraz częściej zajmuje się też tworzeniem archiwów elektronicznych tzn. tworzy zdigitalizowane katalogi, kopie elektroniczne akt, a czasem także archiwa stron internetowych (które ulegają zmianom, a czasem też zupełnie znikają z sieci). W Polsce tym zagadnieniem zajmuje się m.in. Narodowe Archiwum Cyfrowe, które koncentruje się na archiwizacji stron najważniejszych urzędów państwowych;
  • archiwista popularyzator – zajmuje się udostępnianiem dokumentów, wydawaniem zaświadczeń, a także sporządzaniem informacji naukowych, które później trafiają do prasy lub Internetu. Ponadto może uczestniczyć w przygotowaniu różnego rodzaju wystaw czy prezentacji, dzięki czemu każdy chętny może zapoznać się z zasobami danego archiwum.

Praca na stanowisku archiwisty ma zazwyczaj charakter indywidualny: samodzielnie wyszukuje on informacje, przegląda dokumenty oraz zapisuje dane (choć pod kontrolą przełożonego np. starszego archiwisty czy kustosza). Jednak do zakresu obowiązków niektórych pracowników wpisany jest również kontakt z klientami archiwum, którym należy udzielić informacji oraz odszukać potrzebne akta. Zdarza się także, że archiwiści pracują w zespole – najczęściej w czasie przeglądu okresowego zasobów archiwalnych.


 

Gdzie pracuje i w jakich warunkach? 

W zawodzie tym pracy będziesz szukać głównie w archiwach państwowych, muzeach, bibliotekach, sądach oraz instytucjach rządowych i samorządowych. Ale fachowcy poszukiwani są także w bankach, kancelariach prawnych i notarialnych, szpitalach, a także w firmach zajmujących się porządkowaniem akt na zlecenie instytucji lub osób prywatnych. Możesz także wybrać samozatrudnienie, czyli prowadzenie usług komercyjnych (najczęściej dotyczących dokumentów kadrowych lub płacowych wytworzonych przez różne podmioty gospodarcze).

Archiwista pracuje w stałych godzinach, tylko w dni robocze. Swoje obowiązki wykonuje w siedzibie archiwum, a wyjazdy służbowe pojawiają się sporadycznie. Najwięcej czasu spędza w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w komputer, czytniki oraz kserokopiarkę. Zwykle dostarczaniem potrzebnych dokumentów zajmują się magazynierzy lub pracownicy niższego szczebla. Oczywiście archiwista również przebywa w pomieszczeniach magazynowych. Szczególnie jest to wymagane na początku pracy, gdyż specjalista ten musi zapoznać się z całym zasobem dokumentów, a także wdrożyć się w typowe czynności wykonywane w magazynie, tj. wyszukiwanie akt, prowadzenie przeglądu zasobów, sprawdzanie ubytków i zniszczeń.

Jednym z zagrożeń w pracy na stanowisku archiwisty jest kontakt z niektórymi rodzajami grzybów poprzez papier zawierający dużo kurzu. Może być to przyczyną chorób o podłożu alergicznym. Także wielogodzinna praca przy komputerze może mieć wiele negatywnych skutków dla zdrowia. Kandydat do pracy zawodzie powinien odznaczać się dobrą kondycją, dość dużą sprawnością fizyczną, zwłaszcza rąk i palców oraz odpowiednią siłą. Wymagany jest także dobry wzrok ze względu na konieczność odczytywania treści dokumentów.

Umiejętności i styl pracy 

Podstawą w tym zawodzie są rozległe zainteresowania naukowe, obejmujące wiele dziedzin. Musisz być także gotowa/gotowy do pracy w monotonnych warunkach, gdyż większość zadań ma charakter rutynowy i powtarzalny. Niemałe znaczenie ma wytrwałość, skrupulatność oraz dokładność. Ponadto powinnaś/powinieneś posiadać umiejętność logicznego myślenia, dobrą pamięć, jak również zdolność koncentracji uwagi przez dłuższy czas.

Musisz być osobą samodzielną, a kontakt z klientami archiwum oznacza, że nie może Ci zabraknąć cierpliwości, opanowania i dużej kultury osobistej. Przydatna okazuje się także łatwość nawiązywania relacji oraz komunikatywność w mowie i w piśmie. Powinnaś/powinieneś również charakteryzować się znajomością nowoczesnych rozwiązań informatycznych, bardzo dobrą umiejętnością obsługi komputera oraz orientować się w różnego rodzaju programach.

Atutem może być znajomość języków obcych – wiele dokumentów historycznych zostało napisanych w języku niemieckim lub rosyjskim, natomiast angielski stosowany jest w terminologii informatycznej i archiwalnej. Na koniec warto wspomnieć, że praca archiwisty nakłada ogromną odpowiedzialność prawną, etyczną i społeczną, dlatego powinnaś/powinieneś odznaczać się uczciwością i wysokimi standardami moralnymi.

Jak zdobyć taki zawód? 

Minimalnym wymaganiem niezbędnym do podjęcia pracy w zawodzie archiwisty jest ukończenie szkoły policealnej ze specjalizacją archiwistyki (np. Policealne Studium Informacji, Archiwistyki i Księgarstwa w Warszawie). Okres kształcenia obejmuje 4 semestry. W programie zajęć znajdują się przedmioty zawodowe, m.in. organizacja i prowadzenie archiwum, opracowanie materiałów archiwalnych, podstawy przedsiębiorczości. Oprócz zajęć teoretycznych każda osoba zobowiązana jest do odbycia praktyk zawodowych. Zaliczenie wszystkich zajęć oraz zdanie egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe umożliwia zdobycie tytułu technik archiwista. Warto jednak pamiętać, że absolwent szkoły policealnej rozpoczyna swoją karierę od stanowiska pomocnika archiwisty, po dwóch latach pracy może ubiegać się o awans na stanowisko młodszego archiwisty, a po kolejnym okresie – na stanowisko archiwisty. Na tym etapie kończy się możliwość awansu dla osób z wykształceniem policealnym.

Szansę na awansowanie na wyższe stanowiska posiadają tylko te osoby, które posiadają wykształcenie wyższe historyczne ze specjalizacją z zakresu archiwistyki. Uczelnie proponujące studia na tym kierunku można znaleźć w serwisie kierunkistudiów.pl. Zwykle nauka odbywa się w trybie studiów dwustopniowych (trzyletnich licencjackich i dwuletnich magisterskich). Program studiów obejmuje przedmioty specjalizacyjne już od pierwszego roku. Drugim warunkiem otrzymania wyższego stanowiska jest posiadanie odpowiedniego stażu pracy i ewentualnie dorobku naukowego.


 

Przydatne linki 

Więcej o zawodzie archiwisty przeczytasz w serwisie Doradca 2000.

Warto zobaczyć:

  • www.archiwistyka.pl – oprócz artykułów dotyczących aktualnych problemów archiwalnych znajdziesz tu katalog branżowy, gdzie firmy zajmujące się archiwistyką i dziedzinami pokrewnymi mają możliwość bezpłatnej rejestracji i prezentacji swojej oferty. Ponadto oprócz forum wprowadzono usługę konsultacji online, w ramach której na pytania odpowiada zespół archiwistów.
  • www.archiwa.net – naukowy portal archiwalny, w którym znajdziesz informacje m.in. dotyczące standardów i norm archiwalnych, wzorów dokumentacji elektronicznej, a także aktualności z dziedziny archiwistyki w Polsce i na świecie.
  • www.nac.gov.pl – serwis internetowy Narodowego Archiwum Cyfrowego, które zajmuje się gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie materiałów cyfrowych, fotografii, nagrań dźwiękowych oraz filmów, a także digitalizacją tradycyjnych materiałów archiwalnych.
  • www.sap.waw.pl – to oficjalna strona Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, którego celem jest rozwijanie i propagowanie inicjatyw sprzyjających rozwojowi archiwistyki, archiwoznawstwa oraz dyscyplin pokrewnych, czyli m.in. upowszechnianie wiedzy o archiwach i archiwaliach, a także o prawnych podstawach postępowania z dokumentacją.
  • Archiwista Polski – to wydawnictwo poświęcone działalności archiwistów i archiwów oraz studiom nad archiwami.