« Powrót do listy zawodów
Picture illustrating a profession

Pracownik administracyjny

Inna nazwa: pracownik administracyjno-biurowy
zawód rozwojowyzawód rozwojowy
zawód, co do którego przewiduje się w przyszłości wysokie zapotrzebowanie na rynku pracy
FPM/Thinkstock
Wersja do wydruku
Co robi i dla kogo?

Zadaniem pracownika administracyjnego jest wykonywanie oraz koordynowanie czynności związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biura. Jest odpowiedzialny m.in. za utrzymywanie porządku w dokumentacji, kompletowanie, segregowanie oraz rejestrowanie pism i korespondencji. Sporządza podstawową dokumentację finansowo-księgową, wypisuje delegacje, uczestniczy w przygotowywaniu umów, pism i aktów. Archiwizuje i przechowuje dokumentacje zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jego praca w dużym stopniu opiera się na korzystaniu z urządzeń biurowych (komputer, drukarka, telefon, fax).

Pracownik administracyjny udziela informacji pracownikom oraz interesantom. Pośredniczy między działami oraz dba o sprawny przepływ informacji w przedsiębiorstwie lub instytucji. Współpracuje z pracownikiem gospodarczym, któremu zgłasza m.in. informacje o uszkodzonym sprzęcie.

Jeśli zostaniesz pracownikiem administracyjnym, do Twoich zadań może należeć również obsługa techniczna konferencji, narad i spotkań zarządu. Będziesz odpowiedzialna/odpowiedzialny za rozsyłanie zawiadomień, kompletowanie dokumentacji oraz przygotowywanie materiałów i sprzętu. W zakres Twoich obowiązków może też wchodzić organizowanie cateringu oraz dbanie, aby podczas spotkania niczego nie zabrakło. Możesz też sporządzać protokoły i sprawozdania z posiedzeń.

Gdzie pracuje i w jakich warunkach? 

Pracownik administracyjny pracuje w biurze. Może być zatrudniony w przedsiębiorstwie, administracji rządowej lub organizacji pozarządowej. Jego praca jest głównie siedząca – spędza wiele czasu przy komputerze oraz dokumentach. Niektóre obowiązki mogą wymagać pracy poza biurem, a nawet krótkich wyjazdów służbowych (np. obsługiwane narady, konferencje). Praca w tym zawodzie jest raczej stała, na pełen etat.

Praca pracownika administracyjnego może mieć charakter indywidualny lub zespołowy (jeśli firma posiada cały dział odpowiedzialny za administrację). Jeśli myślisz o tym, aby pracować w tym zawodzie, pamiętaj jednak, że praca ta i tak wymaga częstego kontaktu z ludźmi.

Zadania pracownika administracyjnego są nadzorowane przez kierownika działu lub szefa firmy. Niektóre obowiązki muszą być wykonywane zgodnie z określonymi procedurami. Jest to praca związana z odpowiedzialnością finansową za funkcjonowanie firmy.

Umiejętności i styl pracy 

Do najważniejszych umiejętności pracownika administracyjnego należą: dobra organizacja pracy, utrzymywanie porządku w dokumentacji oraz umiejętność prowadzenia notatek. Jeśli jesteś osobą skrupulatną, dokładną, cierpliwą i uporządkowaną, być może jest to zawód odpowiedni dla Ciebie. Pamiętaj również, że w tej pracy bardzo ważna jest punktualność związana z dotrzymywaniem terminów planu pracy biura.

Praca wymaga kontaktu z ludźmi, dlatego zastanów się, czy lubisz pracować z innymi osobami oraz czy posiadasz wrodzoną uprzejmość i chęć niesienia pomocy. Pracownik administracyjny kontaktuje się z pracownikami merytorycznymi różnych wydziałów i kontrahentami, dlatego bardzo ważny jest wysoki poziom kultury osobistej oraz umiejętność panowania nad emocjami. W tej pracy liczy się efektywność i skuteczność podejmowanych działań, dlatego załatwienie niektórych spraw może wymagać od Ciebie asertywności i stanowczości.

Ponieważ wiele zadań pracownika administracyjnego związanych jest z biegłym pisaniem (prowadzenie korespondencji, sporządzanie notatek, pisanie protokołów) – ważne w tym zawodzie są lekkie pióro i łatwość pisania tekstów. Konieczne są umiejętności wykorzystywania sprzętu biurowego oraz dobra znajomość programów komputerowych: podstawowych narzędzi pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access) oraz programów księgowych i systemu magazynowego.

Jak zdobyć taki zawód? 

Aby zostać pracownikiem administracyjnym, należy posiadać wykształcenie średnie lub wyższe. Szkoły techniczne oferują możliwość zdobycia zawodu technika administracyjnego. Jeśli myślisz o tym zawodzie, warto jednak ukończyć studia związane z administracją. Zastanów się, w jakim miejscu chcesz pracować i postaraj się ukończyć odpowiednią specjalność. Przykładowe kierunki:

  • Administracja publiczna i gospodarka samorządowa,
  • Europejska administracja publiczna,
  • Administracja bezpieczeństwa wewnętrznego,
  • Administracja i zarządzanie w turystyce,
  • Administracja organów ochrony prawnej,
  • E-administracja.

Pracodawcy zwracają dużą uwagę na znajomość programów pakietu MS Office (zwłaszcza Excel i PowerPoint) oraz umiejętność sprawnego posługiwania się Internetem. Znajomość języków obcych jest niemal konieczna. Często wymagane jest także posiadanie prawa jazdy kat. B.

U kandydatów mile widziane jest doświadczenie w administracji lub obsłudze klienta. Pracodawcy zwracają szczególną uwagę na umiejętność pracy zespołowej, dobrą organizację pracy i umiejętność pracy pod presją czasu. Warto wykazać się potwierdzeniem posiadanych umiejętności, np. poprzez okazanie referencji.

Przydatne linki 

Więcej na temat zawodu pracownika administracyjnego możesz dowiedzieć się odwiedzając poniższe strony internetowe: