« Powrót do listy zawodów
Picture illustrating a profession

Recepcjonista  / recepcjonistka

Inna nazwa: pracownik recepcji
FPM/Thinkstock
Wersja do wydruku
Co robi i dla kogo?

Pracownik recepcji to osoba zatrudniona w firmie, hotelu lub ośrodku wczasowym, która zajmuje się kontaktem z klientami. Do jej podstawowych zadań należy odpowiednie przyjęcie gości/ klientów, służenie pomocą w trakcie ich pobytu oraz podczas wyjazdu. Zanim to jednak nastąpi, recepcjonista przyjmuje zgłoszenia rezerwacji pokoi lub sal szkoleniowych na określony czas, a także udziela informacji na temat aktualnej oferty – cen, warunków wynajmu lub zakwaterowania. Po przyjeździe gości/klientów zajmuje się ich zameldowaniem lub zarejestrowaniem, wydaniem kluczy/kart do pokojów, wystawieniem kart pobytu. Następnie kieruje do pokoju, sali lub gabinetu, przyjmuje opłaty oraz wydaje rachunki i faktury. Ponadto służy radą i wsparciem, np. podpowiada, co warto zobaczyć w okolicy, zamawia taksówkę lub sprawdza rozkład komunikacji miejskiej i wskazuje najbliższy przystanek. Ważne jest zatem, aby pracownik recepcji posiadał wiadomości z różnych dziedzin oraz potrafił szybko i sprawnie wyszukiwać potrzebne informacje.

Dodatkowym obowiązkiem pracownika recepcji w hotelu jest także przyjmowanie od gości zleceń dotyczących np. godziny budzenia, posiłków czy zamówienia usługi fryzjerskiej. Recepcjonista obsługuje także przychodzącą i wychodzącą korespondencję. Najczęściej to do pracownika recepcji spływają też skargi i słowa krytyki niezadowolonych klientów. Dlatego w tym zawodzie niezbędne jest opanowanie, cierpliwość i wyjątkowa uprzejmość.

W dużej mierze zakres obowiązków recepcjonisty zależy od rodzaju i wielkości obiektu, w którym pracuje. Zwykle w dużych obiektach pracuje kilku recepcjonistów. Wówczas ich bezpośrednim przełożonym jest kierownik recepcji. On z kolei podlega dyrektorowi lub menadżerowi hotelu/firmy. Jeżeli hotel, pensjonat czy firma jest niewielka, to całkowitą obsługę recepcji pełni jedna osoba.

Gdzie pracuje i w jakich warunkach? 

Pracę recepcjonisty możesz wykonywać w hotelu, motelu, pensjonacie, ośrodku wypoczynkowym, schronisku, hostelu, ośrodku SPA oraz w centrum konferencyjnym. Ponadto ludzi na tego typu stanowisko zatrudniają firmy posiadające punkty rejestracyjne, np. salony kosmetyczne, przychodnie stomatologiczne lub lekarskie. Recepcja najczęściej znajduje się przy wejściu do hotelu czy firmy. Nierzadko łączy się to z pracą w dużym hałasie i szumie rozmów.

Wybierając zatrudnienie w tym zawodzie, musisz pamiętać, że w wielu miejscach recepcja jest czynna przez 24 godziny na dobę. Wiąże się to z pracą w systemie zmianowym zgodnie z ustalonym grafikiem. Zmiany najczęściej trwają 12 godzin, po których pracownikowi przysługuje 24 lub 48 godzin wolnych (jest to uzależnione od rodzaju zmiany – dzienna albo nocna). Pracownik recepcji pracuje także w dni ustawowo wolne od pracy i w święta.

W wielu firmach i instytucjach, które mają swoją recepcję, recepcjonista wykonuje swoją pracę w pozycji stojącej, dlatego ważna jest ogólna sprawność fizyczna i dobry stan zdrowia. Ze względu na zmianowy charakter, wskazana jest także odporność na zmęczenie i brak snu. Pracodawcy zwracają uwagę także na odpowiednią prezencję, schludny wygląd oraz wyraźną wymowę.

Osoba pracująca na tym stanowisku korzysta z wielu urządzeń technicznych, tj. kasy fiskalnej, terminala do kart płatniczych, faxu, centrali telefonicznej. Recepcjonista zwykle posługuje się programem komputerowym, w którym zaznacza rezerwacje, wpisuje zameldowanych gości, nalicza i księguje opłaty. Wiąże się to z odpowiedzialnością finansową oraz odpowiedzialnością za te urządzenia.

Praca na tym stanowisku wykonywana jest stacjonarnie i nie wymaga częstych wyjazdów służbowych.

Umiejętności i styl pracy 

Praca na tym stanowisku łączy się przede wszystkim z obcowaniem z ludźmi. W związku z tym, jeśli myślisz o tym zawodzie, powinnaś/powinieneś charakteryzować się komunikatywnością, łatwością nawiązywania kontaktów oraz umiejętnością współpracy. Przydaje się także umiejętność słuchania, przekonywania oraz negocjacji. W tej profesji możesz spotkać się z wieloma trudnymi sytuacjami, np. zgłoszeniem kradzieży czy zagubieniem bagażu. Dlatego ważna jest odporność na stres oraz umiejętność podjęcia szybkiej decyzji. Zdarzać się może, że będziesz musiała/musiał wykonać kilka zadań jednocześnie – niezbędna jest wówczas podzielność uwagi i dobra pamięć.

Jako profesjonalny pracownik recepcji musisz odznaczać się ponadto dyskrecją, czujnością, uczciwością, starannością i dokładnością. Podstawą w tym zawodzie jest znajomość zasad savoir vivre’u oraz szeroki uśmiech, świadczący o gotowości niesienia pomocy klientowi w każdej sytuacji. Pamiętaj przy tym, że praca w recepcji hotelu wymaga znajomości minimum jednego języka obcego.

Jak zdobyć taki zawód? 

Aby podjąć pracę w recepcji masz kilka możliwości:

  • ukończenie czteroletniego technikum lub dwuletniej szkoły policealnej – specjalność: hotelarstwo (zwykle jest to wystarczające wykształcenie w mniejszych ośrodkach); przykładowy program zajęć znajdzieszna stronie Zespołu Szkół im. Mikołaja Kopernika w Koninie;
  • studia licencjackie, magisterskie lub podyplomowe na kierunkach turystyka i rekreacja lub hotelarstwo; tego typu kierunki proponują państwowe i prywatne uczelnie wyższe, m.in. Akademie Wychowania Fizycznego, Akademie Ekonomiczne lub Wyższe Szkoły Zawodowe.

Dodatkowo wymagana jest znajomość przynajmniej jednego języka obcego oraz biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych. Warto wykazać się także wcześniejszym doświadczeniem zawodowym na podobnym stanowisku, np. w sekretariacie. Bardzo często w sezonie urlopowym firmy, hotele lub ośrodki wypoczynkowe decydują się na zatrudnienie młodych osób na umowę zlecenie. Jest to szansa na zdobycie pierwszych doświadczeń w tej branży. Warto również zorientować się w możliwości wyjazdu do pracy za granicę. W okresie wakacyjnym, gdy liczba klientów znacznie się zwiększa, duże hotele często poszukują dodatkowych osób.

Jednak najczęściej o wymaganiach wobec kandydata na stanowisko recepcjonisty decyduje dyrektor ośrodka wczasowego, hotelu lub firmy. Dopuszczalna jest sytuacja, gdy przyszły recepcjonista nie posiada kierunkowego wykształcenia średniego lub wyższego. Zalecane jest wówczas ukończenie specjalnego kursu obsługi recepcji. Obejmuje on następujące zagadnienia: zadania pracownika recepcji, etyka zawodu, podstawy przedsiębiorczości i ekonomii, obsługa gości hotelowych.

Przykładowa ścieżka kariery zawodowej pracownika recepcji w dużym ośrodku lub hotelu: młodszy recepcjonista, recepcjonista, zastępca kierownika recepcji, kierownik recepcji, zastępca dyrektora/menadżera hotelu, dyrektor/menadżer hotelu.

Chcąc awansować w tym zawodzie należy wzorowo wywiązywać się ze swoich obowiązków, poszerzać wiedzę związaną z branżą hotelarską oraz doskonalić swoje kompetencje podczas szkoleń, np. z zakresu obsługi klienta, standardów usług lub zarządzania zespołem.

Przydatne linki 

Dodatkowe informacje na temat pracownika recepcji znajdziesz na stronie Doradca 2000.

Warto zobaczyć:

  • www.pih.hotel.pl – portal Polskiej Izby Hotelarstwa, gdzie dowiesz się m.in. czym zajmuje się ta organizacja, jakie podejmuje inicjatywy i zapoznasz się z aktualną ofertę szkoleniową.
  • www.tur-info.pl – serwis informacyjny branży turystycznej zawierający najświeższe informacje o ważnych wydarzeniach w branży turystycznej, hotelarskiej i gastronomicznej.

Aby poszerzyć swoją wiedzę na temat branży hotelarskiej warto skorzystać z:

  • www.e-hotelarz.pl – popularny branżowy portal adresowany do osób zarządzających hotelami, motelami, pensjonatami, ośrodkami wypoczynkowymi, domami wczasowymi, sanatoriami, a także centrami kongresowo-konferencyjnymi.
  • www.hotelarze.pl – portal branżowy, na którym znajdują się informacje na temat konferencji i targów turystycznych, aktualnych przepisów prawnych oraz polecanej literatury. Możesz tu także skorzystać z wielu pomocy naukowych (testy online, przykładowe zadania egzaminacyjne) oraz wymienić się informacjami na forum z innymi pracownikami branży hotelarskiej.