« Powrót do listy zawodów
Picture illustrating a profession

Specjalista ds. kadr i płac  / specjalistka ds. kadr i płac

FPM/Thinkstock
Wersja do wydruku
Co robi i dla kogo?

Specjalista ds. kadr i płac odpowiada za gromadzenie i aktualizację prawidłowej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników oraz za naliczanie i wypłatę im wynagrodzeń. Osoba zatrudniona na tym stanowisku prowadzi pełną dokumentację kadrową każdego pracownika, przygotowuje umowy o pracę, zakłada teczki z aktami osobowymi, kieruje nowych pracowników na badania lekarskie, ustala plan urlopowy, ewidencjonuje zwolnienia lekarskie. Ponadto jest odpowiedzialna za kontrole i rozliczanie czasu pracy.

Do zadań specjalisty ds. kadr i płac należy prawidłowe i terminowe naliczenie i wypłacenie wynagrodzenia pracownikowi. Nieodłącznym elementem tej pracy jest dostarczanie informacji w postaci oficjalnych pism, sprawozdań i deklaracji sporządzanych dla instytucji publicznych (ZUS, GUS, PFRON, Urząd Skarbowy). W literaturze branżowej, ale też w slangu pracowniczym, mówi się, że są to działania z obszaru tzw. „twardego HR”.

Od specjalisty na tym stanowisku wymaga się dokładnej znajomości prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych. Osoba ta powinna mieć wiedzę na temat prawidłowego naliczania wynagrodzeń oraz sprawnie obsługiwać programy kadrowo-płacowe (np. Płatnik, Symfonia itp.).

Specjalista ds. kadr i płac pracuje na samodzielnym stanowisku. Jego przełożonym jest najczęściej Dyrektor Personalny. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw może się zdarzyć, że obsługą kadrowo-płacową zajmuje się księgowy. Jest jeszcze inna praktyka, polegająca na tym, że za wykonywanie zadań z tego obszaru odpowiedzialna jest osoba zajmująca się tzw. „miękkim HR”, obejmującym rekrutacje, szkolenia, system motywacyjny, ocenę pracowniczą itp. Wtedy stanowisko to najczęściej nosi nazwę specjalisty ds. HR bądź specjalisty ds. personalnych.

Gdzie pracuje i w jakich warunkach? 

W zawodzie specjalisty ds. kadr i płac najczęściej pracy szukać będziesz w firmach zatrudniających minimum kilkudziesięciu pracowników. Coraz częściej zdarza się jednak, że takie podmioty obsługę kadrowo-płacową zlecają specjalistycznym firmom zewnętrznym (tzw. outsourcing kadrowo-płacowy). Beneficjenci tego ousourcingu to firmy, które zatrudniają wielu specjalistów ds. kadr i płac, którzy świadczą usługi dla jednego lub kilku klientów jednocześnie.

Swoją pracę wykonywać będziesz w biurze, przy biurku i komputerze, w systemie ośmiogodzinnym. Ważnym miejscem jest też szafa pancerna lub archiwum z teczkami osobowymi, gdzie gromadzić będziesz wszystkie dokumenty, za które będziesz brać odpowiedzialność.

Najczęściej raz w tygodniu wyznaczane są terminy konsultacji z pracownikami. Wtedy specjalista ds. kadr i płac zarzucany jest setką pytań na temat wynagrodzeń, urlopów, zwolnień itp.

Umiejętności i styl pracy 

Jeśli myślisz o pracy na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac, powinnaś/powinieneś być osobą dobrze zorganizowaną i lubiącą porządek. Niezbędna na tym stanowisku jest umiejętność zarządzania czasem. Niedopilnowanie czegoś na czas (sporządzenie deklaracji do Urzędu Skarbowego, wysłanie zwolnienia lekarskiego do ZUS czy wypłata wynagrodzenia) może wiązać się z wysokimi karami finansowymi. Zatem jest to praca dla dokładnych, odpowiedzialnych i terminowych.

Jeżeli myślisz o takim zawodzie, powinnaś/powinieneś mieć chęć i motywację do ciągłego dokształcania się. Przepisy bardzo szybko się zmieniają, a ty będziesz musiała/musiał być ciągle na bieżąco.

Ważne na tym stanowisku są też rozwinięte umiejętności komunikowania się z ludźmi. Przyda ci się też cierpliwość i umiejętność przekazywania informacji. Będziesz pierwszą osobą, do której pracownicy przyjdą z pytaniami związanymi z wypłatą zbyt niskiego ich zdaniem wynagrodzenia czy naliczeniem zbyt krótkiego urlopu. Swoją pracę powinnaś/powinieneś wykonywać z dyskrecją i dbałością o szczegóły.

Jak zdobyć taki zawód? 

Na dzisiejszym rynku pracy coraz rzadziej zdarza się, że specjalista z tej branży posiada jedynie wykształcenie średnie. Mile widziane jest tu ukończenie studiów z zakresu rachunkowości czy ekonomii. W praktyce specjaliści pracujący na tym stanowisku to często też absolwenci nauk społecznych, którzy odnajdują się w świecie liczb.

W tym zawodzie liczą się solidne podstawy związane z prawem pracy i ubezpieczeń społecznych. Praktycy mówią, że najlepiej do tego przygotowują studia podyplomowe z tego zakresu lub specjalistyczne kursy. Wyszukiwarkę szkoleń i studiów podyplomowych znajdziesz między innymi na www.inwestycjawkadry.pl. Najważniejsza jest jednak praktyka i obcowanie z doświadczonymi specjalistami w tym zawodzie. Dlatego warto zacząć od praktyk/stażu w firmie zajmującej się obsługą kadrowo-płacową klientów. Te firmy skupiają najwięcej specjalistów w tej dziedzinie. Można też liczyć na dużą różnorodność zagadnień i problemów kadrowo-płacowych.

Przydatne linki