Wprowadzenie: Często zdarza się, że chcemy przyjąć środek trwały do naszej firmy lub instytucji bez faktury. Jednak czy jest to możliwe? W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie oraz przedstawić najważniejsze kwestie dotyczące takiej sytuacji.
Środek trwały bez faktury – co to jest?
Czy można przyjąć środek trwały bez faktury?
W dzisiejszych czasach każda firma musi posiadać odpowiednią dokumentację dotyczącą swoich aktywów, w tym również środków trwałych. Jednym z ważniejszych dokumentów jest faktura zakupu, która potwierdza nabycie danego sprzętu lub urządzenia.
Jednakże, co się dzieje w przypadku gdy firma otrzymała środek trwały bez jakiegokolwiek dowodu zakupu? Czy taki przedmiot może zostać uznany za oficjalny składnik majątkowy firmy?
Na początek należy wyjaśnić czym dokładnie jest „środek trwały”. Jest to rzecz materialna (np. maszyna) bądź niematerialna (np. licencja na program komputerowy), która służy firmie przez określony czas i przynosi korzyści ekonomiczne właścicielowi.
Faktura stanowi jednoznaczne potwierdzenie nabycia takiego składnika majątkowego oraz informuje o jego cenie netto i brutto oraz wysokości VAT-u jaki płaci nabywca – czyli nasza firma.
Jeśli jednak nie posiadamy żadnego dowodu na to że dana rzecz faktycznie do nas należy, problem staje się poważny dla księgowości prowadzonej w firmie.
Środki Trwałe Bez Faktur – Co Robić?
Możemy mieć kilka różnych sytuacji, w których nie posiadamy faktury zakupu środka trwałego. Oto one:
– otrzymaliśmy taki przedmiot od kogoś za darmo,
– kupiliśmy go z ręki do ręki,
– dany sprzęt po prostu „znaleźliśmy”.
Jeśli mamy takie składniki majątkowe bez dokumentów księgowych to powinniśmy podjąć odpowiednie działania aby uniknąć problemów przy ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego.
Na początek warto sprawdzić czy istnieje możliwość zdobycia duplikatu faktury u sprzedawcy – czasem zachowują oni kopię takiego dokumentu i jesteście w stanie ją odebrać nawet kilka lat później.
W przypadku gdy przysługuje nam prawo do odliczenia VAT-u a jednocześnie nie możemy dostarczyć oryginału faktury, należy sporządzić specjalne oświadczenie zwane deklaracją korygującą. W nim musimy wyjaśnić dlaczego brakuje nam właściwych papierków oraz jakie czynności podejmujemy by je uzyskań (np.kontaktujemy się ze sprzedawcami).
Innym sposobem na udokumentowanie nabycia danego środka trwałgo może być wykonanie inwentaryzacji całej firmy przez komisję inventaryzacyjną lub samodzielne porównanie stanowi faktycznemu z tym co figuruje na liście inwentaryzacyjnej. W przypadku gdy stwierdzimy brakujące elementy, należy sporządzić specjalny protokół inwentaryzacyjny, który będzie potwierdzał faktyczne posiadanie danego składnika majątkowego.
Podsumowanie
Odpowiedź na pytanie postawione w tytule artykułu jest prosta – takie rozwiązanie nie jest zgodne z obowiązującym prawem i może prowadzić do poważnych problemów księgowych oraz podatkowych dla naszej firmy.
Jeśli jednak już mamy środek trwały bez faktury to musimy jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki by uzyskać potrzebne dokumenty lub przynajmniej udokumentować posiadane przez nas aktywa za pomocą alternatywnych sposobów (np.inwentaryzacja).
Warto pamiętać że rygorystyczna kontrola Urzędu Skarbowego dotycząca ewidencji środków trwałych ma charakter stały i regularnie się pojawiają. Dlatego lepiej zadbań o swoje interesu wcześniej niż później aby uniknąż problemy finansowe czy zawieszenie działalności przedsiębiorstwa.
Tak, można przyjąć środek trwały bez faktury, jednak w celu zachowania prawidłowości finansowej i uniknięcia nieprawidłowości podatkowych zaleca się dokumentowanie takiego zakupu. Zachęcamy do skorzystania z oferty Kupiecka.pl – platformy handlowej umożliwiającej łatwe zamówienie artykułów biurowych online. Zapraszamy do odwiedzenia strony: https://www.kupiecka.pl/.
