Jak reagować na reklamację?

Często zdarza się, że jako konsumenci musimy zgłaszać reklamacje dotyczące różnych produktów lub usług. Reklamacja jest formalnym sposobem wyrażenia naszego niezadowolenia w przypadku wystąpienia jakiegoś problemu. Warto wiedzieć, jak właściwie zareagować na takie sytuacje i jak osiągnąć pozytywne rozwiązanie.

Rozumiem Twoje rozczarowanie

Kiedy otrzymujesz coś, co nie spełnia Twoich oczekiwań lub ma jakiś defekt, naturalną reakcją jest poczucie rozczarowania. To całkowicie normalne! Nie zapominaj jednak zachowywać kultury i grzeczności podczas komunikacji ze sprzedawcą czy dostawcą usług.

Zachowaj spokój

Niezależnie od tego ile masz powodów do frustracji czy zdenerwowania – pamiętaj: utrzymanie spokoju pomoże Ci znaleźć szybsze i bardziej skuteczne rozwiązanie swojego problemu.

Podejdź profesjonalnie do sprawy

Gdy kontaktujesz się ze sprzedawcą lub dostawcom usług w celu zgłoszenia reklamacji ważna jest profesjonalność oraz uprzejmość zarówno słowna (np. ton głosu) jak i w piśmie (np. e-mail). Zachowaj szacunek, niezależnie od tego ile jesteś rozczarowany.

Zgłoś reklamację

Kiedy odkryjesz problem z zakupionym produktem lub usługą, zgłaszanie reklamacji powinno być jednym z Twoich pierwszych kroków. Istnieje kilka sposobów na to:

Skróć czas reakcji

Aby skrócić czas reakcji ze strony sprzedawcy czy dostawcy usług najlepiej postępować według ich wytycznych dotyczących procedury reklamacyjnej – takiej informacji można najczęściej znaleźć na stronie internetowej firmy bądź poprzez kontakt telefoniczny.

Napisze list/email/telefonuj

Wysyłając wiadomość pisemną upewnij się że zawiera ona wszystkie istotne dane: numer zamówienia/nr rachunku/faktury oraz dokładny opis problemu, który napotkałeś/ałaes podczas korzystania z produktu/usługi.
Pamiętaj też o tym aby załączyć zdjęcia ewentualnych defektów – obraz wart więcej niż tysiąc słów! Jeśli preferujesz rozmowę telefoniczną zadzwon do odpowiednich służb obslugujących klienta i przedstaw swoją sytuacje

Oczekuj odpowiedzi

Po zgłoszeniu reklamacji, istotne jest oczekiwanie na odpowiedź ze strony sprzedawcy czy dostawcy usług. Czasem może to zająć kilka dni lub tygodni, ale w większości przypadków powinieneś/aś dostać informację zwrotną.

Bądź cierpliwy/na

Warto być cierpliwym i dać czas firmie na przeanalizowanie Twojej sprawy oraz znalezienie rozwiązania problemu. Jeśli po upływie określonego terminu nie otrzymałeś żadnej wiadomości – warto skontaktować się jeszcze raz i zapytać jak wygląda sytuacja.

Zapewnij sobie dowód komunikacji

Aby miec pewność że wszystko zostanie udokumentowane najlepiej kontaktować sie pisemnie mailowo bądż listownie poprzez poleconego (wtedy masz potwiedzenie doręczenia), jeśli rozmowa telefonicza pamiętaj aby podsumowac ją mailem do osoby która prowadziła twoją sprawe.
Działa to również jako sposób utrwalenia ustaleń które zostały poczetowane przez firme , a także uchronisz się przed ewentualnym zaprzeczeniem tego co było omówione wcześniejszej.

Rozpatrzenie reklamacji

Kiedy firma odpowie Ci na reklamacje, zwykle zaproponuje jedno z trzech rozwiązań:

Naprawa

Jeśli Twoja reklamacja dotyczy produktu, firma może zaproponować naprawę. W takim przypadku zostaniesz poinformowany/a o tym jak możesz dostarczyć uszkodzony przedmiot i ile czasu zajmie jego naprawa.

Wymiana

Innym możliwym rozwiązaniem jest wymiana uszkodzonego produktu na nowy egzemplarz. Firma powinna pokryć koszt wysłania Ci nowego towaru oraz odebrania tego który był wadliwy.

Zadowolenie klientów to priorytet!

Oczywiście najważniejszym celem firmy jest utrzymanie satysfakcji swoich klientów.
Dlatego też dużo firm postara się znaleźć kompromisowe rozwiązanie które sprawi że obie strony będą miały pewne korzyści.

Pamiętaj! Bez względu na wynik zgłoszenia Reklamacyjnego warto dodać opinią/oceną do konkretnego sklepu/usług więc wszyscy inni klienci bedzie mogło dowiedzieć sie czy zakup w danym miejscy wart byl ich uwagi!!! </b