Regulacje prawne nakładają na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania dokumentów przez 5 lat. W tym czasie organy kontrolne mogą zażądać okazania faktur, celem sprawdzenia ich poprawności i zgodności rozliczeń podatkowych. Okres przechowywania dokumentacji to jednak niejedyne obostrzenia dotyczące archiwizowania faktur dla przedsiębiorców. Jakie są pozostałe? O czym należy pamiętać?
Jakie faktury trzeba archiwizować?
5-letniemu okresowi archiwizacji podlegają faktury:
- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
- otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur.
Dokumenty te powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może ulec zmianie, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak przechowywać faktury?
Ustawodawca wymaga, aby faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Ma to ułatwić ich szybkie odszukanie. Ponadto wymogiem jest zapewnienie przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury od momentu jej wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Warto tu zaznaczyć, że przedsiębiorca zobowiązany jest nie tylko do przechowywania faktur, ale też dokumentacji ZUS – przez 5 lat oraz dokumentacji pracowniczej – 50 lat. Ten rodzaj dokumentów można przechowywać zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, na co decyduje się zazwyczaj MŚP.
Gdzie przechowywać faktury VAT?
Przepisy Ustawy o VAT określają, w jakim miejscu należy przechowywać dokumentację księgową. Zgodnie z nimi faktury przedsiębiorstwa, które prowadzi działalność w Polsce, powinny być przechowywane na terenie kraju. Odstępstwem jest tu przechowywanie faktur elektronicznych. Te mogą być archiwizowane poza granicami kraju, ale w przypadku kontroli nie może być problemu z dostępem do nich.
Zobacz też: http://www.biznesdolnoslaski.pl/jak-i-od-kiedy-wdrozyc-stosowanie-jpk-zamiast-deklaracji-vat-2020/
Metody przechowywania faktur
Przedsiębiorca może skorzystać z dwóch różnych metod archiwizacji dokumentów księgowych. Pierwszym jest przechowywanie papierowych faktur. Drugim rozwiązaniem jest archiwizowanie faktur elektronicznych. Dokumenty papierowe najlepiej jest przechowywać w segregatorach z podziałem na okresy rozliczeniowe. To rozwiązanie wymaga jednak od firm dużej przestrzeni, a także zadbania o odpowiednie meble, które utrudniają dostęp do dokumentów osobom nieupoważnionym. W przypadku mikro i małych firm jest to często zadanie praktycznie niewykonalne. To, dlatego przedsiębiorstwa te najczęściej wybierają archiwizowanie faktur w formie elektronicznej. Dokumenty można przechowywać na serwerze firmowych lub serwerach zewnętrznych, dyskach twardych, nośnikach, płytach CD, pendrive’ach. Mała księgowość prowadzona w oparciu o programy do wystawiania faktur online może też przechowywać faktury w chmurze, na aplikacji. Daje to stały dostęp do nich, a jednocześnie gwarantuje bezpieczeństwo. Do danych zgromadzonych w programie księgowych dostęp mają tylko osoby upoważnione, a dodatkowo aplikacje wykonuje regularnie kopie zapasowe, aby nie narażać przedsiębiorcę na utratę ważnych dokumentów. Plusem elektronicznej archiwizacji jest też to, że dokumenty nie zajmuje miejsca w biurze.
Artykuł napisany we współpracy z https://www.biznes.info.pl/
