Aby zaksięgować zakup drukarki, należy dokładnie przejrzeć dokumenty finansowe i wyznaczyć odpowiednią kategorię księgową dla tego rodzaju wydatku. Następnie trzeba sporządzić fakturę VAT lub paragon, w którym uwzględni się wszystkie potrzebne informacje dotyczące sprzedawcy oraz zakupionego produktu. Ostatecznie wpisuje się dane transakcji do książki przychodów i rozchodów albo innego systemu ewidencji kosztów firmy.
Jakie dokumenty należy zachować przy zakupie drukarki?
Zakup drukarki to inwestycja, która wymaga odpowiedniego zaksięgowania w księgach rachunkowych firmy. Jakie dokumenty należy zachować przy takim zakupie?
Przede wszystkim warto zdawać sobie sprawę z faktu, że każdy zakup powinien być udokumentowany fakturą VAT. Dlatego też podczas kupowania drukarki koniecznie trzeba poprosić sprzedawcę o wystawienie tego dokumentu.
Faktura VAT jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego oraz odliczenia VAT od kosztów uzyskania przychodu. Warto pamiętać o tym, że aby móc skorzystać ze zwrotu podatku naliczonego (czyli tzw. odwrotnego obciążenia), firma musi posiadać ważny NIP UE i wykonywać działalność gospodarczą na terenie Polski.
W przypadku większych firm istotne może okazać się także potwierdzenie przelewu lub zapłaty gotówkowej za urządzenie – szczególnie jeśli cena przekracza kilka tysięcy złotych.
Jeśli natomiast przedsiębiorca planuje korzystanie z usług serwisowych producenta lub dystrybutora drukarek przez dłuższy czas po ich nabyciu, warto zachować umowę serwisową zawartą między stronami transakcji.
Dzięki temu będzie można uniknąć ewentualnych problemów dotyczących gwarancji lub naprawy urządzenia, a także szybciej i sprawniej załatwić wszelkie formalności związane z serwisem.
Dodatkowo przydatne może okazać się potwierdzenie odbioru towaru. Warto więc poprosić sprzedawcę o wystawienie dokumentu zawierającego informacje dotyczące daty oraz miejsca odebrania drukarki.
Powyższe dokumenty powinny zostać zachowane przez firmę przez co najmniej pięć lat od dnia dokonania zakupu. Dzięki temu przedsiębiorca będzie miał pewność, że w razie kontroli podatkowej lub innych problemów natury finansowej nie zostanie ukarany za brak odpowiednich dowodów na nabycie danego urządzenia.
Warto pamiętać również, że każda firma musi prowadzić książkę przychodów i rozchodów (KPiR) albo ewidencję VAT – tu już jednak wszystko zależy od wyboru właściciela biznesowego. Bez względu na tą decyzję trzeba dbać o pełną dokumentację transakcyjną firmy – to przecież klucz do tego, aby móc skutecznie zarządzać swoim przedsiębiorstwem!
Podsumowując: jak widzicie zakup drukarki wymaga sporo uwagi ze strony właściciela firmy jeśli chodzi o kwestię papierologii. Faktura VAT jest absolutnym minimum który trzeba uzyskać, ale warto też zadbać o inne dokumenty i umowy (takie jak potwierdzenie przelewu czy umowa serwisowa) – choćby po to, by nie mieć problemów z reklamacjami lub zwrotem urządzenia. Prowadząc biznes musimy pamiętać o tym, że każda transakcja ma swoje konsekwencje podatkowe i finansowe!
Wezwanie do działania: Proszę zaksięgować zakup drukarki i wprowadzić go do systemu księgowego. Zachęcam również do skorzystania z usług ortopedycznie.pl w celu poprawy ergonomii stanowiska pracy przy nowej drukarce.
Link tag HTML: Ortopedycznie.pl
